Podcast #19 Przetarg publiczny czyli offentlig upphandling

Aby zrobić dobry interes w przestrzeni publicznej trzeba mieć – poza wiedzą i umiejętnościami o samej istocie danego biznesu – duże zrozumienie dla legalnej przestrzeni gry, czyli tam, gdzie działają publiczni zaopatrzeniowcy. 

W Szwecji oferty przetargów publicznych są oficjalne i dostępne dla wszystkich, strony z informacjami o wcześniej przeprowadzonych oraz planowanych przetargach znajdziesz na końcu tego wpisu.

Jeśli potrzebujesz pomocy, żeby sprawnie poruszać się w dostępnych ofertach przetargów możesz użyć płatnych motorów wyszukiwawczych, które po ustawieniu interesujących Cię parametrów wyszukiwania dadzą aktualne informacje o konkretnych przetargach.  

Czas na kilka informacji o tym jak właściwie i skutecznie działać, żeby wygrać ofertę przetargową. Bo musisz pamiętać, że w Szwecji zawsze należy spełniać wszystkie wymagane formalności. Zanim oferta zostanie wysłana, konieczne jest jej jakościowe i merytoryczne sprawdzenie. 

1. Aby mieć szansę na wygranie oferty należy znać obowiązujący w niej zakres prawny. Dokładnie przeczytać merytoryczny podkład z zapytaniami i precyzyjnie odpowiedzieć na wszystkie zadane tam pytania. Szczegółowo napisana oferta przetargu przybliża Twoją firmę do wygrania przetargu.  
2. Jeśli masz wątpliwości, zadaj pytanie organizatorowi przetargu. Dopilnuj, żeby odpowiedzieć dokładnie na pytania dotyczące dokładnych kwot czy dat i sprawdź, żeby nie zostawiać sprzecznych informacji. Dołącz wszystkie wymagane załączniki i pamiętaj o końcowym terminie zgłoszenia. Deadline to rzecz święta! 
3. Firma ogłaszająca przetarg najpierw rozpatruje swoje potrzeby poprzez przeprowadzenie analizy  i zestawia to w dokumentacji przetargowej. Właśnie ta dokumentacja powinna stać się Twoją lekturą obowiązkową. Jeśli to Ty jesteś tą osobą w firmie, która przygotowuje ofertę przetargu… To tam są szczegółowe informacje o tym co dana organizacja ma życzenie zakupić, jakie organizacja ma potrzeby, jakie wymagania produkt czy usługa musi spełniać. W tej dokumentacji jest też notyfikacja o ewentualnych specjalnych żądaniach stawianych dostawcy, i jakie to są wymagania.  
4. wymogi formalne muszą być bezwzględnie przestrzegane, ponieważ niedopatrzenia mogą słono kosztować. Znany był przypadek firmy, która wygrała przetarg na dostarczenie usług IT dla urzędu miejskiego w Sztokholmie, jednak sprawa została oddana do sądu przez inną, przegraną firmę. Powodem procesu był właśnie drobny błąd formalny, który przeoczyli urzędnicy sztokholmscy, a czego dopatrzyła się konkurencyjna firma. Sąd przyznał rację wcześniej przegranej firmie, a cała sprawa kosztowała podatników niemal miliard koron więcej za usługi IT! 
5. analiza jest kluczowym elementem do powodzenia w pracy nad przetargiem. Poprzez zrozumienie rynku publicznego oraz czego oczekują władze państwowe/urzędy, Twoja firma ma szansę skorzystać i wygrać swój udział oraz z powodzeniem zwiększyć obroty oraz opłacalność. Firmy, które w usystematyzowany sposób pracują w sprzedaży czy obsłudze sektora publicznego mogą znacznie wyprzedzić swoich konkurentów i zająć dużą część rynku. 

Inne dobrze osadzone w szwedzkiej rzeczywistości rozwiązanie to system praktyk, i o tym opowiem Ci w następnym odcinku!

Info o przetargach: https://www.konkurrensverket.se/upphandling/ albo https://www.offentligaupphandlingar.se/). Są one ułożone branżami. Płatny motor wyszukiwawczy to np.: opic.com.